Groeit je bedrijf en kun je het werk niet meer alleen aan? Dan is het tijd voor je eerste werknemer. Daarmee word je werkgever en krijg je er verplichtingen bij. Met dit stappenplan weet je wat je moet regelen.
Stap 1: bepaal wat je nodig hebt
Welke taken wil je uitbesteden, hoeveel uur per week, en voor hoe lang? Kies op basis daarvan de vorm: een werknemer in loondienst, een uitzendkracht, een payrollconstructie of een zzp’er. Werk je met een zzp’er, let dan op de regels rond schijnzelfstandigheid.
Stap 2: registreer je als werkgever
Meld je bij de Belastingdienst aan als werkgever. Je krijgt dan een loonheffingennummer. Dit moet vóórdat je eerste werknemer begint.
Stap 3: werving en selectie
Schrijf een duidelijke vacature, zoek kandidaten via je netwerk, vacaturesites of LinkedIn, en voer gesprekken. Let op: je mag niet discrimineren bij werving en selectie, bijvoorbeeld op leeftijd, geslacht of afkomst.
Stap 4: het arbeidscontract
Leg de afspraken vast in een arbeidsovereenkomst. Zet er in ieder geval in:
- functie en werkzaamheden
- loon en arbeidsduur
- duur van het contract (bepaalde of onbepaalde tijd)
- proeftijd (alleen toegestaan bij contracten langer dan zes maanden)
- vakantiedagen en opzegtermijn
- of er een cao van toepassing is
Controleer of er een cao geldt in jouw branche. Die kan regels bevatten over loon, toeslagen en vakantiedagen.
Stap 5: identiteit controleren en loonadministratie
Controleer het identiteitsbewijs van je werknemer en bewaar een kopie in je loonadministratie. Vraag ook of hij of zij de loonheffingskorting bij jou wil laten toepassen. Richt daarna een loonadministratie in, zelf met software of via een salarisadministrateur.
Stap 6: regel zieke en arbeidsongeschikte werknemers
Als werkgever moet je bij ziekte het loon tot twee jaar doorbetalen. Je bent ook verplicht om een arbodienst of bedrijfsarts in te schakelen. Een verzuimverzekering is niet verplicht, maar voor kleine werkgevers wel verstandig.
Stap 7: veiligheid en arbo
Je moet zorgen voor een veilige werkplek. Daarvoor maak je een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Voor kleine bedrijven zijn er vaak branchetools die het makkelijker maken.
Stap 8: pensioen
Als werkgever ben je niet altijd verplicht om pensioen te regelen. Dat hangt af van je branche: valt die onder een verplicht bedrijfstakpensioenfonds, dan moet je je werknemer daar aanmelden.
Checklist
- Loonheffingennummer aangevraagd
- Arbeidscontract opgesteld en getekend
- Kopie identiteitsbewijs in de administratie
- Loonadministratie ingericht
- Arbodienst of bedrijfsarts geregeld
- Verzuimverzekering overwogen
- RI&E gemaakt
- Pensioenverplichting gecontroleerd
Veelgestelde vragen
Wat kost een werknemer?
Naast het brutoloon betaal je werkgeverslasten zoals premies werknemersverzekeringen, vakantiegeld en eventueel pensioen. Reken grofweg op 25 tot 35 procent bovenop het brutoloon.
Hoe lang mag de proeftijd zijn?
Bij een contract van meer dan zes maanden en korter dan twee jaar maximaal één maand. Bij een contract van twee jaar of langer of voor onbepaalde tijd maximaal twee maanden. Bij een contract van zes maanden of korter mag je geen proeftijd afspreken.
Kan ik subsidie krijgen voor mijn eerste werknemer?
Er zijn regelingen zoals het lage-inkomensvoordeel en het loonkostenvoordeel voor bepaalde doelgroepen. Kijk op de website van de Belastingdienst en het UWV welke regelingen gelden.
