Een factuur die niet wordt betaald is vervelend en kost je geld. Met een duidelijke aanpak vergroot je de kans dat je toch je geld krijgt, zonder de relatie met je klant meteen te beschadigen.
Het verschil tussen herinnering en aanmaning
| Betalingsherinnering | Aanmaning | |
|---|---|---|
| Wanneer | Kort na het verlopen van de betaaltermijn | Als de herinnering niets heeft opgeleverd |
| Toon | Vriendelijk, gaat uit van een vergissing | Zakelijk en dwingend |
| Inhoud | Factuur, bedrag, nieuwe termijn | Laatste termijn en gevolgen van niet betalen |
Stap 1: de betalingsherinnering
Stuur een paar dagen na de vervaldatum een vriendelijke herinnering. Vermeld het factuurnummer, het bedrag en de oorspronkelijke vervaldatum, en geef een nieuwe termijn, bijvoorbeeld zeven dagen. Voeg de factuur nog een keer toe. Vaak is het gewoon vergeten.
Stap 2: de aanmaning
Is er nog steeds niet betaald? Stuur dan een aanmaning. Daarin geef je een laatste termijn en vermeld je wat er gebeurt als de klant niet betaalt: bijvoorbeeld dat je rente en incassokosten in rekening brengt of de vordering uit handen geeft.
Particuliere klanten: de 14-dagenbrief
Wil je bij een consument incassokosten in rekening brengen? Dan moet je eerst een 14-dagenbrief sturen. Daarin moet staan:
- dat de klant nog 14 dagen heeft om te betalen, gerekend vanaf de dag na ontvangst
- hoe hoog de incassokosten zijn als hij niet op tijd betaalt
- het openstaande bedrag
Pas na het verlopen van die 14 dagen mag je incassokosten rekenen. Zonder correcte 14-dagenbrief heb je daar geen recht op.
Zakelijke klanten
Bij zakelijke klanten hoef je geen 14-dagenbrief te sturen. Is er geen betaaltermijn afgesproken, dan geldt een wettelijke termijn van 30 dagen. Grote bedrijven moeten facturen van mkb-ondernemers binnen maximaal 30 dagen betalen. Daarna heb je recht op de wettelijke handelsrente en een vergoeding voor incassokosten.
Hoeveel incassokosten mag je rekenen?
De wet bepaalt de maximale incassokosten met een staffel. Over de eerste € 2.500 is dat 15%, met een minimum van € 40. Over hogere bedragen gelden lagere percentages. Bij zakelijke klanten kun je in je algemene voorwaarden ook andere afspraken maken.
Als ook de aanmaning niet helpt
- Bel de klant. Een persoonlijk gesprek levert vaak meer op dan nog een brief.
- Bied een betalingsregeling aan als de klant wil, maar niet in één keer kan betalen.
- Schakel een incassobureau of deurwaarder in.
- Start een gerechtelijke procedure. Voor vorderingen tot € 25.000 kun je zonder advocaat naar de kantonrechter.
Voorkomen is beter: spreek vooraf een duidelijke betaaltermijn af, leg die vast in je algemene voorwaarden en vraag bij grote opdrachten een aanbetaling.
Veelgestelde vragen
Hoe lang heb ik om een openstaande factuur te innen?
Een vordering verjaart meestal na vijf jaar. Bij consumenten is dat voor koop van producten twee jaar. Je kunt de verjaring stuiten door de klant schriftelijk aan te manen.
Mag ik rente rekenen bij te late betaling?
Ja. Bij consumenten de wettelijke rente, bij zakelijke klanten de hogere wettelijke handelsrente, tenzij je andere afspraken hebt gemaakt.
Moet ik een aanmaning aangetekend versturen?
Dat is niet verplicht, maar het helpt als je later moet bewijzen dat de klant de brief heeft ontvangen.
