Algemene voorwaarden zijn de standaardregels die gelden voor al je overeenkomsten met klanten. Je hoeft dan niet bij elke opdracht opnieuw afspraken te maken over betaling, aansprakelijkheid of annulering. Maar ze werken alleen als je ze goed opstelt en op de juiste manier aan je klant geeft.
Zijn algemene voorwaarden verplicht?
Nee, je bent niet verplicht om algemene voorwaarden te hebben. Zonder voorwaarden geldt de wet. Het is wel verstandig: je beperkt je risico’s en voorkomt discussies achteraf.
Wat zet je in je algemene voorwaarden?
- Toepasselijkheid: op welke offertes en overeenkomsten ze gelden
- Offertes en totstandkoming: hoe lang een offerte geldig is en wanneer een overeenkomst ontstaat
- Prijzen en betaling: betaaltermijn, rente en incassokosten bij te late betaling
- Levering en uitvoering: termijnen, wat er gebeurt bij vertraging
- Aansprakelijkheid: een beperking tot bijvoorbeeld het factuurbedrag of de uitkering van je verzekering
- Overmacht: wanneer je niet aansprakelijk bent
- Opzegging en annulering
- Intellectueel eigendom: wie de rechten heeft op ontwerpen, teksten of software
- Geheimhouding
- Toepasselijk recht en geschillen: welke rechter bevoegd is
Zo worden je voorwaarden geldig
Algemene voorwaarden gelden alleen als je klant ze heeft aanvaard en je ze vóór of bij het sluiten van de overeenkomst ter hand hebt gesteld. In de praktijk betekent dat:
- Verwijs in je offerte naar je voorwaarden en stuur ze mee, bijvoorbeeld als pdf.
- Laat je klant akkoord geven, bijvoorbeeld door de offerte te ondertekenen.
- Bij online verkoop: bied de voorwaarden aan voordat de klant bestelt, zodat hij ze kan opslaan.
Alleen vermelden dat je voorwaarden “op aanvraag beschikbaar zijn” of “op de website staan” is vaak niet genoeg.
Extra regels bij consumenten
Werk je voor particulieren, dan gelden strengere regels. De wet kent een zwarte lijst met bepalingen die altijd onredelijk zijn, en een grijze lijst met bepalingen die vermoedelijk onredelijk zijn. Je mag bijvoorbeeld de wettelijke garantie niet uitsluiten en je mag een consument niet verbieden om naar de rechter te gaan.
Verkoop je online aan consumenten? Dan heeft de klant meestal ook een wettelijke bedenktijd van 14 dagen, waar je in je voorwaarden niet van mag afwijken.
Zelf schrijven of laten opstellen?
Je kunt voorwaarden zelf schrijven met een model, bijvoorbeeld van je branchevereniging. Veel brancheorganisaties hebben algemene voorwaarden die al zijn afgestemd met consumentenorganisaties. Heb je een complexe dienst of grote risico’s? Laat ze dan door een jurist opstellen of controleren.
Tip: pas je algemene voorwaarden aan je eigen bedrijf aan. Een kopie van een concurrent past zelden precies bij jouw werkwijze en kan zelfs auteursrechtelijk beschermd zijn.
Veelgestelde vragen
Wat als mijn klant zijn eigen voorwaarden meestuurt?
Dan is er sprake van conflicterende voorwaarden. In Nederland gelden dan in principe de voorwaarden waar het eerst naar is verwezen, tenzij je die van de ander uitdrukkelijk van de hand wijst.
Kan ik mijn aansprakelijkheid helemaal uitsluiten?
Niet volledig. Bij opzet of grove schuld kun je aansprakelijkheid niet uitsluiten. Een redelijke beperking, bijvoorbeeld tot het factuurbedrag, is wel gebruikelijk.
Moet ik mijn voorwaarden deponeren?
Dat is niet verplicht. Deponeren vervangt bovendien niet de plicht om de voorwaarden aan je klant te geven.
