Een proforma factuur lijkt op een gewone factuur, maar is het niet. Het is een voorlopig document waarmee je een klant laat zien wat hij gaat betalen. Je gebruikt hem bijvoorbeeld voor een vooruitbetaling of voor de douane.
Waarvoor gebruik je een proforma factuur?
- Vooruitbetaling: de klant moet betalen voordat je levert.
- Interne goedkeuring: de klant heeft een document nodig voor een inkoopproces of budgetaanvraag.
- Douane: bij export buiten de EU, om de waarde van goederen aan te geven.
- Financiering: een klant heeft een overzicht nodig voor een lening of subsidie.
Verschil met een echte factuur
| Proforma factuur | Factuur | |
|---|---|---|
| Fiscale betekenis | Nee | Ja |
| Btw aangeven | Nee | Ja |
| Klant kan btw aftrekken | Nee | Ja |
| Factuurnummer uit de reeks | Nee | Ja |
| In je boekhouding | Niet als omzet | Als omzet |
Wat zet je op een proforma factuur?
- Duidelijk de tekst “Proforma factuur”
- Je bedrijfsgegevens en die van de klant
- De omschrijving en prijs van de goederen of diensten
- De verwachte btw (ter informatie)
- De geldigheidsduur en betalingsvoorwaarden
Geef een proforma factuur geen nummer uit je gewone factuurreeks. Gebruik een aparte nummering, bijvoorbeeld PF-2026-001.
Na betaling: de echte factuur
Heeft de klant betaald op basis van de proforma factuur, dan stuur je alsnog een echte factuur. Die verwerk je in je administratie en btw-aangifte. Let op: bij een vooruitbetaling ben je de btw al verschuldigd op het moment van betaling.
Proforma factuur of offerte?
Een offerte is een aanbod dat de klant kan accepteren. Een proforma factuur gebruik je meestal als de afspraak al is gemaakt en het gaat om de betaling. Lees ook factuur maken en creditnota.
Veelgestelde vragen
Is een proforma factuur juridisch bindend?
Op zichzelf niet. Het is een voorlopig document. De afspraken staan in de overeenkomst of offerte.
Moet ik een proforma factuur bewaren?
Het is verstandig om hem te bewaren bij de bijbehorende opdracht, maar hij hoort niet in je factuuradministratie.
Kan ik een proforma factuur gebruiken voor de btw-aangifte?
Nee. Alleen een echte factuur telt mee voor de btw.
