Een factuur is meer dan een betaalverzoek. Het is ook een belangrijk document voor de btw. Mist er informatie, dan kan je klant de btw mogelijk niet aftrekken en kun je problemen krijgen bij een controle. Met deze checklist maak je een factuur die aan alle eisen voldoet.
Verplichte gegevens op een factuur
- Je naam, adres en woonplaats (of bedrijfsnaam en vestigingsadres)
- De naam en het adres van je klant
- Je KVK-nummer
- Je btw-identificatienummer (btw-id)
- Het btw-id van je klant als de btw is verlegd
- Een uniek, opvolgend factuurnummer
- De factuurdatum
- De datum van levering of de periode van de dienst (als die afwijkt van de factuurdatum)
- Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten, met hoeveelheid
- Het bedrag exclusief btw, per btw-tarief
- Het btw-tarief en het btw-bedrag
- Het totaalbedrag inclusief btw
Het factuurnummer
Elk factuurnummer moet uniek zijn en aansluiten op het vorige. Je mag zelf een systeem kiezen, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002. Een nieuwe reeks per jaar mag, zolang de nummers uniek zijn en er geen gaten in zitten.
Bijzondere situaties
| Situatie | Wat zet je op de factuur? |
|---|---|
| Btw verlegd | “Btw verlegd” en het btw-id van de klant |
| Kleineondernemersregeling | “Vrijgesteld van btw op grond van de KOR” |
| Vrijgestelde prestatie | De reden van vrijstelling |
| Levering binnen de EU | Btw-id klant en “intracommunautaire levering” |
Meer weten? Lees btw verleggen en de kleineondernemersregeling.
Niet verplicht, wel handig
- Een betaaltermijn, bijvoorbeeld 14 of 30 dagen
- Je IBAN en de tenaamstelling van je rekening
- Een verwijzing naar de offerte, het ordernummer of je contactpersoon bij de klant
- Een verwijzing naar je algemene voorwaarden
Wanneer moet je factureren?
Aan zakelijke klanten moet je uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering of dienst factureren. Aan particulieren ben je in de meeste gevallen niet verplicht een factuur te sturen, behalve bij bijvoorbeeld werkzaamheden aan een woning.
Facturen bewaren
Je moet facturen, net als de rest van je administratie, zeven jaar bewaren. Digitaal bewaren mag. Lees meer in bewaarplicht van je administratie.
Klant betaalt niet?
Wordt je factuur niet op tijd betaald, stuur dan een betalingsherinnering. Hoe je dat aanpakt, lees je in betalingsherinnering en aanmaning.
Veelgestelde vragen
Mag ik een factuur in het Engels maken?
Ja. Een factuur mag in elke taal, zolang alle verplichte gegevens erop staan.
Mag ik een factuur aanpassen nadat ik hem heb verstuurd?
Nee. Zit er een fout in, dan maak je een creditfactuur en daarna een nieuwe, correcte factuur.
Is een factuur in pdf geldig?
Ja. Een digitale factuur is net zo geldig als een papieren factuur, als je klant ermee akkoord gaat.
