Wanneer moet je de btw over je omzet aangeven: als je de factuur verstuurt, of als de klant betaalt? Dat hangt af van het stelsel dat je gebruikt. Er zijn er twee: het factuurstelsel en het kasstelsel.
Het factuurstelsel (standaard)
Bij het factuurstelsel geef je de btw aan in de aangifte over het tijdvak waarin je de factuur verstuurt (of had moeten versturen). Ook als de klant nog niet heeft betaald. Dit is de standaard voor de meeste ondernemers.
Nadeel: je kunt btw moeten afdragen die je zelf nog niet hebt ontvangen. Betaalt een klant helemaal niet, dan kun je de btw later terugvragen.
Het kasstelsel
Bij het kasstelsel geef je de btw aan in het tijdvak waarin je de betaling ontvangt. Voorbelasting trek je ook pas af als je zelf hebt betaald.
Wie mag het kasstelsel gebruiken?
Het kasstelsel is bedoeld voor ondernemers die vooral aan particulieren leveren en meestal direct betaald krijgen zonder factuur, zoals:
- winkeliers
- horeca
- kappers en schoonheidsspecialisten
- marktkooplui
Je hebt toestemming nodig van de Belastingdienst, of je moet tot een van de categorieën behoren die het kasstelsel automatisch mogen gebruiken.
Vergelijking
| Factuurstelsel | Kasstelsel | |
|---|---|---|
| Btw aangeven bij | Factuurdatum | Ontvangst van betaling |
| Voorbelasting aftrekken bij | Ontvangst factuur | Betaling van de factuur |
| Voor wie | Meeste ondernemers | Vooral detailhandel en horeca |
Oninbare vorderingen
Gebruik je het factuurstelsel en betaalt een klant niet? Dan kun je de afgedragen btw terugvragen zodra vaststaat dat de klant niet gaat betalen. In ieder geval mag dat uiterlijk één jaar na de uiterste betaaldatum. Lees ook betalingsherinnering en aanmaning.
Veelgestelde vragen
Kan ik zelf kiezen voor het kasstelsel?
Niet vrij. Je moet tot de toegestane categorieën behoren of toestemming hebben van de Belastingdienst.
Heeft het stelsel invloed op de inkomstenbelasting?
Nee. Het btw-stelsel gaat alleen over het moment waarop je btw aangeeft. Voor je winst gelden andere regels.
Wat als ik als zzp’er vaak lang op betaling wacht?
Dan blijft het factuurstelsel gelden. Vraag eventueel om een kortere betaaltermijn of aanbetaling.
