Als ondernemer ben je wettelijk verplicht om een administratie bij te houden en die te bewaren. De Belastingdienst kan namelijk tot jaren later vragen om je cijfers te controleren. Maar wat moet je precies bewaren, en hoe lang?
De hoofdregel: zeven jaar
De fiscale bewaarplicht is zeven jaar. Die termijn begint aan het einde van het boekjaar. Een factuur uit maart 2026 bewaar je dus tot en met 2033.
Uitzonderingen: langer bewaren
| Wat | Bewaartermijn |
|---|---|
| Algemene administratie | 7 jaar |
| Gegevens over onroerende zaken (bijvoorbeeld een bedrijfspand) | 10 jaar |
| Gegevens over diensten op het gebied van telecommunicatie, omroep en elektronische diensten (via het éénloketsysteem) | 10 jaar |
| Loonadministratie van personeel | 7 jaar, sommige gegevens langer |
Loopt er een bezwaar of procedure met de Belastingdienst? Bewaar de stukken dan tot die is afgerond, ook als de termijn van zeven jaar dan al voorbij is.
Wat valt onder de bewaarplicht?
- Verkoop- en inkoopfacturen
- Bankafschriften en kasoverzichten
- Grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie
- Voorraadadministratie
- Loonadministratie
- Contracten en offertes
- Btw-aangiften en andere belastingaangiften
- Urenadministratie, bijvoorbeeld voor het urencriterium
Volgens de Belastingdienst gaat het om de basisgegevens van je administratie. Daarbij hoort ook de manier waarop je gegevens hebt verwerkt, zoals de bestanden van je boekhoudprogramma.
Mag je alles digitaal bewaren?
Ja. Je mag papieren documenten scannen en het origineel weggooien, zolang de digitale versie volledig en goed leesbaar is. Je moet de gegevens wel binnen redelijke tijd kunnen laten zien bij een controle. Let erop dat je gegevens beschikbaar blijven, ook als je overstapt naar een ander boekhoudprogramma.
Tips om het goed te regelen
- Maak regelmatig back-ups, bij voorkeur op een andere plek dan je computer.
- Exporteer je gegevens voordat je een abonnement op een boekhoudprogramma opzegt.
- Bewaar bonnetjes direct digitaal, bijvoorbeeld met een scan-app van je boekhoudpakket.
- Houd een vaste mappenstructuur aan per jaar.
Wat als je je administratie niet goed bewaart?
Kun je bij een controle je cijfers niet onderbouwen, dan kan de Belastingdienst je inkomen of omzet schatten. Bovendien kan de bewijslast omkeren: dan moet jij aantonen dat de aanslag niet klopt. Ook kun je een boete krijgen.
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet ik bewaren als ik met mijn bedrijf stop?
Ook na het stoppen geldt de bewaarplicht van zeven jaar voor de administratie van je bedrijf.
Moet ik privé-documenten ook bewaren?
Voor je aangifte inkomstenbelasting is het verstandig om privé-stukken minstens vijf jaar te bewaren. Voor je bedrijf geldt de zeven jaar.
Mag ik mijn administratie in de cloud bewaren?
Ja, zolang de gegevens volledig, leesbaar en op tijd beschikbaar zijn voor de Belastingdienst.
