Wil je je personeel een kerstpakket, een fiets, een thuiswerkvergoeding of een opleiding geven? Dan krijg je te maken met de werkkostenregeling (WKR). Die bepaalt wat je onbelast mag vergoeden en wanneer je er belasting over betaalt.
Hoe werkt de WKR?
Alles wat je aan een werknemer vergoedt of verstrekt naast het loon, is in principe loon. Met de WKR kun je een deel daarvan onbelast geven via:
- de vrije ruimte
- gerichte vrijstellingen
- nihilwaarderingen
Je moet vergoedingen en verstrekkingen die je onder de WKR wilt laten vallen, aanwijzen als eindheffingsloon. Dat hoeft niet formeel, maar moet wel blijken uit je administratie.
De vrije ruimte
De vrije ruimte is een budget dat je jaarlijks onbelast mag besteden aan al je werknemers samen. Het is een percentage van je totale fiscale loonsom: een hoger percentage over het eerste deel (tot € 400.000) en een lager percentage over het meerdere.
Gaat je totale besteding boven de vrije ruimte uit? Dan betaal je over het meerdere 80% eindheffing. Die betaal je als werkgever, niet de werknemer.
Het percentage van de vrije ruimte wordt regelmatig aangepast. Controleer het actuele percentage bij de Belastingdienst.
Gerichte vrijstellingen
Sommige vergoedingen zijn helemaal vrijgesteld en gaan niet van de vrije ruimte af, zoals:
- reiskostenvergoeding tot een vast bedrag per kilometer
- thuiswerkvergoeding per thuiswerkdag
- opleidingen en cursussen
- verhuiskosten bij verhuizing voor het werk (tot een maximum)
- zakelijke maaltijden en verblijfkosten bij dienstreizen
- arbovoorzieningen
Nihilwaarderingen
Sommige voorzieningen op de werkplek hebben een waarde van nul en tellen dus niet mee, zoals een werkplek op kantoor (geen thuiswerkplek), koffie en thee op het werk en ter beschikking gestelde arbovoorzieningen. Ook werkkleding die vrijwel alleen geschikt is voor het werk valt hieronder.
Gebruikelijkheidstoets
Een vergoeding mag alleen onder de vrije ruimte vallen als ze niet meer dan 30% afwijkt van wat in vergelijkbare situaties gebruikelijk is. De Belastingdienst neemt aan dat vergoedingen tot € 2.400 per werknemer per jaar gebruikelijk zijn.
Voorbeelden
| Vergoeding | Hoe valt het? |
|---|---|
| Kerstpakket | Vrije ruimte |
| Personeelsfeest op de werkplek | Vrijgesteld (nihilwaardering voor consumpties op de werkplek) |
| Fiets van de zaak | Vrije ruimte of bijtelling (fietsregeling) |
| Laptop die nodig is voor het werk | Gerichte vrijstelling |
| Sportabonnement | Vrije ruimte |
| Thuiswerkvergoeding | Gerichte vrijstelling |
Dga en de WKR
Ook voor een dga geldt de WKR. Vergoedingen aan een dga moeten wel gebruikelijk zijn; de vrije ruimte is niet bedoeld om alleen de dga te bevoordelen.
Veelgestelde vragen
Moet ik de WKR toepassen als ik geen personeel heb?
Als dga in loondienst van je bv ben je zelf werknemer. Dan geldt de WKR ook voor vergoedingen aan jezelf.
Wanneer betaal ik de eindheffing?
Over de overschrijding van de vrije ruimte betaal je eindheffing in de aangifte loonheffingen over het tweede tijdvak na afloop van het jaar.
Mag ik de vrije ruimte per werknemer verdelen?
De vrije ruimte geldt voor al je werknemers samen. Je mag het budget naar eigen inzicht verdelen, zolang het gebruikelijk is.
