Een zakelijke lunch met een klant, een kerstpakket voor je relaties of een receptie bij je jubileum: het zijn allemaal representatiekosten. Je maakt ze voor je bedrijf, maar ze zijn niet altijd volledig aftrekbaar. Hier lees je hoe het zit.
Wat zijn representatiekosten?
De Belastingdienst noemt dit gemengde kosten: kosten die zowel een zakelijk als een privé-karakter kunnen hebben. Voorbeelden zijn:
- zakelijke etentjes en lunches, ook met klanten
- recepties, feesten en uitjes
- relatiegeschenken en kerstpakketten
- congressen, seminars en studiereizen (voor zover het om eten en drinken of verblijf gaat)
Aftrek in de inkomstenbelasting
Heb je een eenmanszaak of vof? Dan kies je per jaar uit twee methoden:
- 80%-regeling: je trekt 80% van de kosten af. 20% is niet aftrekbaar.
- Drempelregeling: je trekt het deel van de kosten af dat boven een vaste drempel uitkomt. De Belastingdienst stelt die drempel elk jaar vast.
Je kiest de methode die voor jou het gunstigst is. Heb je weinig van deze kosten, dan is de 80%-regeling meestal voordeliger.
Aftrek in de vennootschapsbelasting
Heb je een bv? Dan geldt in plaats van 80% een aftrekpercentage van 73,5%. Ook hier kun je kiezen voor een drempelregeling, waarbij de drempel afhangt van je loonsom.
Btw op representatiekosten
Voor de btw gelden andere regels. Btw op eten en drinken in een restaurant mag je niet aftrekken. Voor relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen geldt het Besluit uitsluiting aftrek (BUA): geef je per persoon per jaar meer dan € 227 (exclusief btw) aan geschenken of voorzieningen, dan mag je de btw daarover niet aftrekken.
Wat valt er niet onder?
Niet alle zakelijke kosten met eten of drinken zijn representatiekosten. Maaltijden tijdens een zakenreis die je vanwege je werk maakt, vallen bijvoorbeeld onder andere regels. Ook kosten die puur privé zijn, zoals een etentje met vrienden, mag je nooit aftrekken.
Tips voor je administratie
- Bewaar alle bonnetjes en facturen.
- Noteer bij elk etentje met wie en waarom het zakelijk was.
- Boek representatiekosten op een aparte grootboekrekening, zodat je aan het eind van het jaar snel de gunstigste methode kiest.
De drempelbedragen en percentages kunnen jaarlijks veranderen. Controleer de actuele regels bij de Belastingdienst of je boekhouder.
Veelgestelde vragen
Is een kerstpakket voor klanten aftrekbaar?
Ja, als relatiegeschenk valt het onder de representatiekosten. Je mag het in de inkomstenbelasting voor 80% aftrekken of via de drempelregeling.
Is een lunch met mijn personeel aftrekbaar?
Een personeelsuitje of -lunch valt in de inkomstenbelasting onder dezelfde beperking. Voor je personeel moet je ook rekening houden met de werkkostenregeling.
Mag ik koffie op kantoor aftrekken?
Ja. Koffie, thee en frisdrank op de werkplek zijn gewone bedrijfskosten en volledig aftrekbaar.
